Staż pracy pod lupą ZUS. Tego wniosku nie składaj w ciemno

Dlaczego ZUS odmawia?

Jak wyjaśnia Wojciech Dyląg, rzecznik prasowy ZUS na Podkarpaciu, odmowa pojawia się najczęściej wtedy, gdy w systemach Zakładu brakuje dokumentów potwierdzających pracę lub zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych. Dotyczy to m.in.:

• studentów do 26. roku życia pracujących na umowie zlecenia, od których nie były odprowadzane składki,
• osób wnioskujących o potwierdzenie zagranicznych okresów zatrudnienia lub działalności gospodarczej – tych ZUS nie może potwierdzić.

W takich przypadkach – jak podkreśla rzecznik – pracodawcy można przedstawić umowy zlecenia lub inne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy i jej okres. To bywa wystarczające, np. do uzyskania dłuższego urlopu.

Osoby mające wątpliwości, jakie okresy mogą być potwierdzone przez ZUS, mogą skontaktować się telefonicznie (22 560 16 00), skorzystać z e-wizyty lub odwiedzić dowolną placówkę Zakładu.

Nowe zasady liczenia stażu

Od 1 stycznia 2026 r. pracownicy będą mogli doliczać do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Nowe przepisy:

• od 1 stycznia 2026 r. obejmą jednostki sektora finansów publicznych,
• od 1 maja 2026 r. – pozostałych pracodawców.

Kodeks pracy precyzuje, jakie okresy będzie można zaliczyć do stażu, pod warunkiem uzyskania odpowiedniego zaświadczenia z ZUS. Chodzi m.in. o:

• prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej (lub współpracę przy niej) z opłacanymi składkami,
• okresy objęcia ubezpieczeniami z tytułu umów cywilnoprawnych (zlecenie, umowa o świadczenie usług, agencyjna),
• tzw. ulgę na start – pierwsze 6 miesięcy działalności zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego,
• współpracę przy działalności gospodarczej objętej ulgą,
• okresy opieki nad dzieckiem w czasie zawieszenia działalności,
• okresy opieki nad dzieckiem jako osoba współpracująca.

Jak złożyć wniosek?

Wniosek o wydanie zaświadczenia można złożyć wyłącznie elektronicznie przez konto w systemie eZUS. Od 1 stycznia 2026 r. dostępny jest formularz USP – „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy”. ZUS udostępnił też nowy kafelek w menu bocznym, który prowadzi bezpośrednio do formularza.

Ważna informacja: zaświadczenia stażowe z ZUS są ważne także bez odręcznego lub elektronicznego podpisu. Dokumenty generowane w systemie zawierają nadruk imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby upoważnionej – i to wystarcza.

Skąd wiadomo, że dokument jest gotowy?

Gdy odpowiedź pojawi się na koncie w eZUS, ubezpieczony (lub pełnomocnik) otrzyma automatyczne powiadomienie – SMS, e-mail lub komunikat w aplikacji mZUS, zgodnie z ustawionymi preferencjami. Bez włączonych powiadomień warto regularnie logować się do eZUS i sprawdzać skrzynkę.

Najczęstsze powody odmowy

ZUS wydaje decyzję odmowną m.in. gdy:

• wskazany okres dotyczy umowy zlecenia wykonywanej w czasie studiów przed ukończeniem 26 lat,
• wnioskodawca był w tym czasie objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami z innego tytułu,
• w dokumentach zgłoszeniowych lub rozliczeniowych są błędy albo nie zostały one przekazane do ZUS.

Jeśli klient posiada dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy, może złożyć wniosek o postępowanie wyjaśniające i dołączyć odpowiednie dowody. Można to zrobić:

• elektronicznie przez eZUS (wniosek ogólny POG),
• listownie do najbliższej jednostki ZUS,
• osobiście w dowolnej placówce.

Więcej informacji dostępnych jest na stronie ZUS.