Jak krajowy system e-faktur zmieni procesy w firmach?

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to centralna platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia przedsiębiorcom przesyłanie faktur do administracji skarbowej w sposób elektroniczny. System ten ma na celu uproszczenie obiegu faktur oraz zwiększenie efektywności procesów podatkowych. Choć KSeF nie jest obecnie obowiązkowy, korzystanie z niego przynosi przedsiębiorcom liczne korzyści, a Ministerstwo Finansów planuje stopniowe wprowadzanie obowiązku korzystania z systemu w nadchodzących latach.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów ogłosiło harmonogram wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania poprzez platformę KSeF:

• 1 lutego 2026 r. – KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych podatników, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczy 200 mln zł brutto. Oznacza to, że największe firmy będą zobowiązane do przesyłania faktur przez platformę.
• 1 kwietnia 2026 r. – Obowiązek korzystania z KSeF zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników.
• 1 stycznia 2027 r. – Obowiązek obejmie również najmniejszych podatników (tzw. "wykluczonych cyfrowo"), czyli firmy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie).

Dzięki takiemu podejściu przedsiębiorcy będą mieli czas na przygotowanie się do nowego systemu, co pozwoli im na stopniowe wdrażanie e-fakturowania.

Jakie korzyści płyną z korzystania z KSeF?

Choć KSeF nie jest jeszcze obowiązkowy, warto już teraz rozważyć korzystanie z tego systemu, ponieważ przynosi on szereg korzyści:

1. Redukcja błędów – Automatyczne przesyłanie faktur do systemu zmniejsza ryzyko błędów, które mogą wystąpić podczas ręcznego wprowadzania danych. Dzięki temu przedsiębiorcy mają pewność, że faktury zostały poprawnie przesłane i zarejestrowane.
2. Szybsza weryfikacja przez administrację skarbową – Dzięki KSeF faktury są natychmiastowo przesyłane do administracji skarbowej, co umożliwia szybszą weryfikację i usprawnia procesy kontrolne. To z kolei może przyspieszyć rozliczenia podatkowe.
3. Zwiększenie przejrzystości – Z KSeF wszystkie faktury są rejestrowane w centralnym systemie, co zwiększa przejrzystość transakcji gospodarczych. Zmniejsza to ryzyko wystąpienia nieprawidłowości i oszustw podatkowych.
4. Ułatwienie obiegu dokumentów – KSeF pozwala na wygodne przechowywanie faktur w formie elektronicznej, co zmniejsza konieczność przechowywania papierowych wersji dokumentów. Dzięki temu obieg faktur staje się bardziej efektywny i mniej czasochłonny.

Kiedy warto zacząć korzystać z KSeF?

Choć system nie jest jeszcze obowiązkowy, warto zacząć korzystać z KSeF już teraz, aby przyzwyczaić się do jego funkcjonowania i zyskać czas na przygotowanie się do nadchodzących zmian. Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur to krok w stronę cyfryzacji firmy, który przyniesie korzyści zarówno w krótkim, jak i długim okresie. Dzięki integracji z odpowiednim programem księgowym, proces przesyłania faktur może być całkowicie zautomatyzowany, co usprawnia zarządzanie dokumentami i zapewnia pełną zgodność z przepisami.