Pobieranie plików DDD – jakie obowiązki w tym zakresie mają firmy transportowe?

Jednym z zadań, z którego muszą wywiązywać się przewoźnicy, jest regularne pobieranie plików DDD oraz ich prawidłowa archiwizacja. Systematyczne sczytywanie tachografów i kart kierowców pozwala firmom transportowym nie tylko działać w zgodzie z przepisami, ale także pozyskiwać niezbędne dane, które umożliwiają poprawne i terminowe wyliczanie wynagrodzeń oraz stanowią wartościowy materiał do analizy naruszeń popełnianych przez kierowców. Brak regularnych odczytów niesie za sobą z kolei ryzyko, że na przedsiębiorstwo zostanie nałożona kara ze strony organów kontrolnych.

Jak często firma powinna decydować się na pobieranie plików DDD z kart kierowców i pamięci tachografów? W jaki sposób musi ona archiwizować sczytane dane, by nie naruszać obowiązujących przepisów? Na te i wiele innych pytań nurtujących przewoźników odpowiadamy w dalszej części artykułu.

Co to są pliki DDD i jakie informacje w sobie kryją?

Pliki DDD (z ang. Digital Data Distiller) to standardowy format danych zapisywanych na kartach kierowców oraz w pamięci tachografów cyfrowych. W celu ich otwarcia należy użyć odpowiedniego oprogramowania. Pliki DDD nie są przeznaczone do edycji, co pozwala organowi kontrolnemu mieć pewność, że dane, które weryfikuje, są autentyczne.

Jakich informacji dostarczają pliki DDD? Zapisywane w tym formacie dane są związane m.in. z:

• aktywnościami kierowcy, takimi jak np. jazda, inna praca, dyspozycyjność oraz odpoczynek,
• prędkością jazdy,
• długością przebytych tras,
• zdarzeniami występującymi podczas jazdy,
• ewentualnymi naruszeniami przepisów, jakich dopuścił się kierowca.

Pobieranie plików DDD – z jaką częstotliwością należy go dokonywać?

Maksymalne częstotliwości, z jakimi powinno odbywać się pobieranie plików DDD z kart kierowców i pamięci tachografów, zostały wyraźnie wskazane w przepisach. Wynika z nich, że:

• odczyt danych z karty kierowcy powinien następować minimum raz na 28 dni,
• sczytywanie tachografu musi być realizowane przynajmniej raz na 90 dni.

Zachowywanie odpowiedniej regularności pobrań jest kluczowe, ponieważ przekraczanie wymaganych terminów odczytów może skutkować nałożeniem kar na przedsiębiorstwo transportowe.

Jak firma powinna archiwizować pliki DDD, by działać w zgodzie z przepisami?

Przepisy nakładają na przewoźników nie tylko obowiązek systematycznego pobierania plików DDD z kart kierowców i pamięci tachografów, ale także obligują ich do odpowiedniego archiwizowania pobieranych danych. Jak należy gromadzić sczytane pliki DDD, by mieć pewność, że postępuje się zgodnie z prawem?

Dane pobrane z tachografów i kart kierowców powinny być archiwizowane:

• w oryginalnym formacie,
• w sposób czytelny, uporządkowany i bezpieczny – chroniący je przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych.

Co istotne, odczytane dane należy odpowiednio przechowywać przez minimum 12 miesięcy.

Co grozi przewoźnikowi za niewywiązywanie się z obowiązku regularnego odczytu plików DDD?

Systematyczne pobieranie plików DDD to ważny obowiązek firmy transportowej. Niedopatrzenia w tym zakresie mogą skończyć się dla niej karami ze strony organów kontrolnych. Jakie konsekwencje grożą przewoźnikowi za przekraczanie terminów odczytów danych z kart kierowców i pamięci tachografów?

• Naruszenie obowiązku terminowego odczytu danych z karty kierowcy niesie za sobą dla przewoźnika ryzyko kary w wysokości 500 złotych (za każdego kierowcę).
• Nieterminowe pobranie plików DDD z tachografu cyfrowego wiąże się dla firmy transportowej z ryzykiem otrzymania kary w wysokości 500 złotych (za każdy pojazd).

Jak zadbać o terminowe pobieranie plików DDD w firmie?

Z uwagi na liczbę i zróżnicowanie terminów, których musi przestrzegać firma transportowa, nietrudno o niedopatrzenia mogące powodować opóźnienia w odczytach plików DDD, narażające na karę ze strony organów kontrolnych. Jak zminimalizować ryzyko takich naruszeń i sprawić, by systematyczne pobieranie plików DDD przebiegało w efektywny sposób?

Rozwiązaniem, które warto w tym kontekście rozważyć, jest zdalny odczyt kart kierowców i pamięci tachografu umożliwiany przez nowoczesne systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet. Co za nim przemawia? Zdalny odczyt pozwala na to, by pobieranie plików DDD odbywało się automatycznie, zgodnie z ustalonym harmonogramem. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko, że obowiązujące terminy zostaną przekroczone. Warto zaznaczyć, że to rozwiązanie zapewnia firmie transportowej również szereg innych korzyści:

• zdalny odczyt umożliwia sczytywanie tachografu i kart kierowców na odległość, co sprawia, że nie trzeba w tym celu specjalnie sprowadzać pojazdu do bazy przedsiębiorstwa,
• dzięki zdalnemu pobieraniu plików DDD można usprawnić proces rozliczania kierowców – skompletowane dane za konkretny okres mogą być automatycznie kierowane na adres mailowy osoby odpowiedzialnej za rozliczanie kierowców, co przyspiesza pracę i pomaga uniknąć błędów ludzkich,
• zautomatyzowane sczytywanie tachografu i kart kierowców pozwala również zaoszczędzić czas kierowcom i flotowcom, którzy nie muszą dodatkowo angażować się w proces,
• zaawansowane systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet, zapewniają możliwość zadbania nie tylko o terminowość odczytów, ale i prawidłową archiwizację pobranych danych.

Wdrożenie w firmie systemu umożliwiającego zdalny odczyt plików DDD ułatwia więc odpowiednie wywiązywanie się z obowiązku regularnego sczytywania danych z kart kierowców i pamięci tachografów oraz ich bezpiecznego gromadzenia.

Aby dowiedzieć się więcej na temat pobierania plików DDD na odległość, warto zapoznać się z artykułem: https://www.navifleet.pl/blog/zdalne-pobieranie-plikow-ddd.