Proces archiwizacji dokumentów przez firmę zewnętrzną

Ma to służyć ewentualnym kontrolom ze strony różnych instytucji państwowych i firm audytorskich. Dodatkowo, uporządkowane dokumenty o wiele łatwiej odnaleźć, co sprzyja wydajniejszej pracy całego przedsiębiorstwa. Istnieją firmy zajmujące się profesjonalną archiwizacją dokumentów, co znacznie potrafi ten proces ułatwić.

Współpraca z firmą zajmującą się profesjonalną archiwizacją dokumentów

Właściciele firm zastanawiają się jak tak naprawdę wygląda współpraca z firmą specjalizującą się w dziedzinie profesjonalnej archiwizacji. Trzeba wiedzieć, że wiąże się ona z przekazaniem wszelkiej dokumentacji zalegającej w miejscu pracy. Dotyczy to wszystkich akt, katalogów, zaświadczeń, faktur i pism wskazanych przez klienta. Bez tego nie cały proces nie może się odbyć. Następnie do firmy dostarczane są narzędzia potrzebne do właściwej segregacji dokumentów i oznaczenia, czyli pudełka, segregatory i teczki. W przypadku aktów elektronicznych, firma korzysta z systemu komputerowego.

Jak wygląda profesjonalne archiwum?

Zapakowane dokumenty są przenoszone do magazynu, inaczej nazywanego archiwum. Archiwum to specjalnie dostosowane do archiwizacji dokumentów miejsce, które jest suche i przestronne. Zbyt wysoka wilgotność może sprawić, że akta ulegną zniszczeniu lub druk stanie się nieczytelny. Do takiego magazynu nie mają wstępu osoby nieupoważnione, dodatkowo przestrzeń ta nie jest współdzielona z innymi podmiotami. Te wszystkie czynniki gwarantują bezpieczeństwo przechowywanych katalogów.

Archiwizacja dokumentów krok po kroku

Archiwizacja dokumentacji składa się z kilku dokładnie przemyślanych etapów i czynności archiwizacyjnych, których celem jest jak najbardziej bezpieczne przechowywanie dokumentów. Pierwszym krokiem jest odbiór dokumentów, którą firma odbiera bezpośrednio z siedziby klienta. Następnie cała dokumentacja biznesowa w archiwum podlega szybkiej i profesjonalnej rejestracji w specjalnie do tego celu przeznaczonym systemie magazynowym. Proces ten umożliwia merytoryczną identyfikację dokumentu, a także lokalizację rejestrowanej informacji. Na ostatni etap składa się profesjonalna i kompleksowa obsługa archiwum. Od momentu rejestracji w systemie klient uzyskuje szybki dostęp do swoich informacji biznesowych dowolnie wybraną drogą.

Szukasz profesjonalnej firmy zarządzaniem się archiwizacją dokumentacji? Sprawdź ofertę firmy PIKA.

materiał partnera