Czym jest analiza SWOT? Historia i przykłady wdrożeń

Czym jest analiza SWOT?

Analiza SWOT to popularna heurystyczna technika służąca do porządkowania i analizy informacji strategicznych. Nazwa SWOT jest akronimem pochodzącym od pierwszych liter angielskich słów określających cztery kluczowe elementy analizy: 

• Strengths (mocne strony), 
• Weaknesses (słabe strony), 
• Opportunities (szanse)
• oraz Threats (zagrożenia). 

Metoda ta pozwala na kategoryzację czynników mających wpływ na funkcjonowanie organizacji i realizację jej celów strategicznych.

Mocne strony (Strengths) to wszystkie wewnętrzne, pozytywne czynniki w firmie, które stanowią o jej przewadze konkurencyjnej. Są to atuty organizacji, które należy rozwijać i optymalizować, gdyż mogą one w znaczącym stopniu wpłynąć na jej rozwój. 

Przykładami mocnych stron mogą być wysoko wykwalifikowani pracownicy, zasoby finansowe pozwalające na rozwój, zoptymalizowane procesy biznesowe czy silna marka firmy na rynku.

Słabe strony (Weaknesses) obejmują wszystkie wewnętrzne czynniki mające negatywny wpływ na funkcjonowanie organizacji. Są to obszary wymagające poprawy, które ograniczają efektywność i konkurencyjność firmy. 

Do słabych stron można zaliczyć wysoką rotację pracowników, nieoptymalny proces produkcyjny, przestarzałą infrastrukturę techniczną czy ograniczony asortyment produktów.

Szanse (Opportunities) to zewnętrzne czynniki, które mogą pozytywnie wpłynąć na rozwój organizacji. Są to okazje rynkowe, które odpowiednio wykorzystane mogą przyczynić się do umocnienia pozycji konkurencyjnej. 

Przykładami szans mogą być otwarcie na nowe rynki, zmiany w preferencjach konsumentów czy nowe technologie ułatwiające prowadzenie działalności.

Zagrożenia (Threats) obejmują zewnętrzne czynniki, które mogą negatywnie wpłynąć na organizację i jej funkcjonowanie. Są to potencjalne ryzyko i bariery, które mogą utrudnić realizację celów strategicznych. 

Do zagrożeń można zaliczyć nasilającą się konkurencję, niekorzystne zmiany prawne czy ekonomiczne, a także zmieniające się oczekiwania klientów.

Historia analizy SWOT

Początki analizy SWOT sięgają lat 50. i 60. XX wieku, kiedy to naukowcy z Harwardzkiej Szkoły Biznesu (Harvard Business School) rozpoczęli badania mające na celu zidentyfikowanie przyczyn niepowodzeń w planowaniu biznesowym i korporacyjnym. Pierwsza wersja tej metody, nazywana SOFT (Satisfactory, Opportunity, Fault, Threat), została opracowana w latach 60. w Stanford Research Institute.

W pierwotnej koncepcji SOFT badacze podzielili czynniki ze względu na korzyść (dobre lub złe) oraz czas (teraźniejszość i przyszłość). Z biegiem czasu termin "Fault" (błąd) został zastąpiony przez "Weakness" (słabość), a "Satisfactory" (satysfakcjonujący) przez "Strength" (siła), co doprowadziło do powstania akronimu SWOT, który znamy dzisiaj.

Analiza SWOT ma swoją "bliźniaczą" metodę - analizę TOWS, opracowaną przez H. Weinricha w 1982 roku. Podczas gdy SWOT analizuje sytuację "od wewnątrz do zewnątrz" (jak wewnętrzne czynniki wpływają na zewnętrzne szanse i zagrożenia), TOWS odwraca tę perspektywę, badając wpływ otoczenia na wewnętrzne aspekty organizacji.

Jak przeprowadzić analizę SWOT?

Przeprowadzenie analizy SWOT wymaga systematycznego podejścia i zaangażowania odpowiednich osób w organizacji. Proces ten można podzielić na kilka kluczowych etapów, które pomagają w uzyskaniu kompleksowych i miarodajnych wyników.

Pierwszym krokiem jest zebranie zespołu składającego się z wykwalifikowanych pracowników lub grupy kierowników różnego szczebla. Ważne jest, aby określić cel oraz przedmiot analizy SWOT i wyjaśnić wszystkim zaangażowanym osobom sens podejmowanych działań analitycznych.

Następnie należy przedstawić uczestnikom przyjęte procedury analizy SWOT, wyjaśniając dokładnie, co należy rozumieć pod każdym z pojęć (mocne strony, słabe strony, szanse, zagrożenia) i podając przykłady, które je zobrazują. Jest to moment na zachęcenie zespołu do zadawania pytań i rozwianie wszelkich wątpliwości.

Kolejnym etapem jest zlecenie członkom zespołu dokładnego researchu oraz opracowania indywidualnej analizy czynników, które w ich ocenie będą strategiczne dla firmy. Po zebraniu tych informacji, należy opracować wspólną macierz analizy SWOT, wpisując tam wszystkie zidentyfikowane czynniki i eliminując te, które są nieistotne z perspektywy strategicznej.

Istotnym elementem procesu jest przeprowadzenie z zespołem dyskusji na temat wniosków płynących z analizy, próbując spojrzeć na wyniki z różnych punktów widzenia. Można także przyznać punkty poszczególnym czynnikom w zależności od ich wagi, co pomoże w określeniu priorytetów działań.

Na podstawie uzyskanych wyników opracowuje się wstępną strategię działania, która zostanie następnie uszczegółowiona i wdrożona przez kierownictwo firmy. W zależności od dominujących czynników w analizie SWOT, organizacja może przyjąć jedną z czterech podstawowych strategii:

Przykłady wdrożeń analizy SWOT

Analiza SWOT znajduje zastosowanie w różnorodnych branżach i typach organizacji, od małych firm rozpoczynających działalność po duże korporacje działające na skalę globalną. Poniżej przedstawiamy przykłady wdrożeń analizy SWOT dla różnych typów przedsiębiorstw.

W przypadku restauracji, mocne strony mogą obejmować dobrze przeszkoloną załogę, zgromadzone oszczędności na wynajem lokalu i opłatę pracowników, wysoką jakość używanych składników oraz elastyczną formę biznesu (sprzedaż na miejscu i z dowozem). Słabe strony mogą dotyczyć braku doświadczenia w prowadzeniu restauracji, niekorzystnej lokalizacji, konieczności zakupu i przystosowania samochodu do transportu żywności czy braku rozpoznawalności marki. Szanse mogą być związane z nowymi trendami w odżywianiu, popularnością zamówień z dowozem czy wzrostem liczby wydarzeń kulturalnych w okolicy.

W firmie produkcyjnej która tworzy najlepsze zegarki kwarcowe, mocnymi stronami mogą być wysokie zadowolenie pracowników (na poziomie 90% według badań ankietowych) oraz niska rotacja pracowników (5% rocznie). Słabe strony mogą dotyczyć wysokich kosztów amortyzacji maszyn produkcyjnych oraz ich awaryjności powodującej przestoje w produkcji. Szanse mogą obejmować dobrą renomę zakładu zbudowaną przez lata oraz zwiększony popyt na produkty firmy związany z nowymi trendami. Zagrożenia mogą być związane z częścią produkcji prowadzoną za granicą (wpływ wahań kursu walut) oraz planowanymi podwyżkami cen energii elektrycznej.

Podsumowanie

Analiza SWOT stanowi potężne narzędzie w arsenale każdej organizacji, która dąży do lepszego zrozumienia swojej pozycji strategicznej i planowania przyszłych działań. Poprzez systematyczną ocenę mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń, organizacje mogą opracować strategie, które maksymalizują ich potencjał i minimalizują ryzyko.

Aby analiza SWOT była skuteczna, powinna być przeprowadzana zgodnie z dobrymi praktykami, które obejmują zaangażowanie odpowiednich osób, dokładną analizę wszystkich istotnych czynników, obiektywną ocenę oraz wykorzystanie wyników w procesie planowania strategicznego. Jednocześnie należy być świadomym ograniczeń analizy SWOT i unikać złych praktyk, które mogą zmniejszyć jej wartość.