Archiwizacja dokumentacji pracowniczej – od rekrutacji po emeryturę.

Archiwizacja dokumentacji pracowniczej to proces, który obejmuje cały cykl życia pracownika w firmie — od momentu rekrutacji, aż po ustanie stosunku pracy i ewentualne przejście na emeryturę bądź rentę. Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez określony przepisami prawa czas. Dowiedz się, jak zorganizować profesjonalne archiwum dokumentacji pracowniczej.

Archiwizacja dokumentów — akta osobowe pracowników

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia i archiwizacji dokumentów wynikających ze stosunku pracy. Nie zależy to od rodzaju branży, czy wielkości firmy. Zasady te obowiązują tak małe firmy, jak i wielkie przedsiębiorstwa.

Na szczególną uwagę zasługują zasady zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe prowadzone są już od momentu rekrutacji, a finalnie składają się aż z pięciu części:

• część A: dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• część B: dokumenty związane z nawiązaniem stosunku zatrudnienia i jego przebiegiem,
• część C: dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia pracownika,
• część D: dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej innymi przepisami,
• część E: dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą obecności w jego organizmie innych środków działających podobnie do alkoholu.

Archiwizacja akt osobowych pracowników wymaga dysponowania przestrzenią, posiadania wykwalifikowanego w zakresie zarządzania dokumentami pracowników, a także zapewnienia bezpiecznych warunków. Nic więc zatem dziwnego, że wielu przedsiębiorców, dla których rzetelna archiwizacja dokumentów jest ważna, decyduje się na skorzystanie ze wsparcia firmy zewnętrznej.

Archiwizacja dokumentów pracowniczych — jak długo przechowywać dokumenty?

Każdy pracodawca zobowiązany jest do przechowywania danych osobowych pracowników przez cały okres trwania stosunku pracy. Jednak nie tylko wtedy. Należy je przechowywać także po jego ustaniu.

Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. wymagany okres przechowywania akt osobowych to 10 lat. Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni między 1999 a 2019 r., okres ich przechowywania wynosi, dla porównania, aż 50 lat, chyba że pracodawca złożył wniosek do ZUS (RIA). Wówczas okres ten również wynosi 10 lat.

Dane pracowników zatrudnionych przed 1999, a także wszystkich górników (co związane jest z emeryturami górniczymi) muszą być przechowywane przez 50 lat.

Jak więc widzisz, niektóre z dokumentów pracowniczych wymagają naprawdę długiego czasu ich przechowywania. Co za tym idzie, ich ochrona również musi być długoletnia. To generuje koszty i pożera zasoby.

Dlatego właśnie warto rozważyć oddelegowanie archiwizacji dokumentów pracowniczych zewnętrznej firmie. Masz wówczas gwarancję stworzenia dokumentów warunków zgodnych ze wszystkimi przepisami RODO. Specjaliści w zakresie archiwizacji dokumentów pomogą Ci uporządkować dokumenty, odbiorą je z Twojej firmy i odpowiednio zabezpieczą. To oszczędność nawet na poziomie 30%, dlatego warto rozważyć tę opcję.