Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą – praktyczny przewodnik krok po kroku

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) to najszybszy sposób, by legalnie zarabiać na własnych usługach lub produktach. Mimo prostoty procedur warto podejść do nich metodycznie, bo każdy przeoczony krok potrafi później dać o sobie znać w postaci kar, zaległych składek albo utraconych ulg.

Zanim wypełnisz formularz

Podstawą jest znalezienie pomysłu – co chcesz sprzedawać i do jakiego typu klienta dotrzeć? Dzięki temu błyskawicznie dobierzesz kody PKD w nowej klasyfikacji obowiązującej od 1 stycznia 2025 r. Druga kwestia to nazwa. JDG „nosi” Twoje imię i nazwisko, ale możesz dodać przedrostek lub przyrostek, który buduje markę. Sprawdź, czy domena jest wolna i czy nikt nie zastrzegł identycznej marki w Urzędzie Patentowym.

Pamiętaj też o tym, że założenie JDG to start, nie finisz. Ustal stały dzień na faktury, kontroluj płynność i czytaj newslettery branżowe, aby wyprzedzać zmiany legislacyjne. W ten sposób zamiast gasić pożary będziesz konsekwentnie budować wartość swojej marki.

Rejestracja w CEIDG – aktualne wymogi

Jednoosobową działalność gospodarczą rejestrujesz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Masz do wyboru dwa sposoby:

• Online – logujesz się na biznes.gov.pl, wypełniasz wniosek CEIDG-1 i podpisujesz go profilem zaufanym, e-dowodem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
   
• Stacjonarnie – ten sam formularz możesz złożyć w dowolnym urzędzie miasta lub gminy (niezależnie od miejsca zamieszkania, ponieważ rejestr jest centralny). Wniosek papierowy zostanie przekształcony przez urzędnika na wersję elektroniczną i przesłany do CEIDG.

Nie ma „specjalnego” urzędu do rejestracji JDG – liczy się dostęp do CEIDG, który zapewnia każdy urząd gminy oraz portal biznes.gov.pl.

Wniosek CEIDG-1 jest bezpłatny, a system krok po kroku przeprowadza Cię przez cały proces. Od stycznia 2025 r. obowiązkowe jest wskazanie adresu do e-Doręczeń (ADE). Jeśli założysz firmę bez niego, już przy pierwszej zmianie danych będziesz zobowiązany do utworzenia skrzynki e-Doręczeń.

Po zarejestrowaniu działalności dane trafiają automatycznie do ZUS, US i GUS. Jeśli wcześniej miałeś już numer NIP, zostaje on zachowany. Numer REGON zostanie nadany w ciągu kilku godzin.

Podatki – trzy popularne modele i ich konsekwencje

Otwierając jednoosobową działalność gospodarczą, możesz zdecydować o sposobie opodatkowania. Jedną z opcji jest skala podatkowa – elastyczne rozwiązanie, w którym koszty uzyskania przychodu oraz ulgi wpływają na obniżenie efektywnej stawki w pierwszym progu.

Alternatywą jest podatek liniowy w wysokości 19%. Sprawdza się przy wysokiej marży i stałych wydatkach, ale wyklucza m.in. możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem czy skorzystania z ulgi na dzieci.

Wśród przedsiębiorców dużą popularnością cieszy się także ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Przyciąga prostotą rozliczeń – wysokość stawki (3%–17%) zależy od profilu działalności. To korzystna forma, gdy osiągasz dużą marżę, choć nie daje prawa do odliczania kosztów prowadzenia firmy.

Przy finansach nie pomiń takich kwestii jak bank, księgowość i cyfrowa korespondencja. Rozdzielenie rachunków prywatnych i firmowych ułatwi księgowanie, a banki często dorzucają bramkę płatności i terminal w niższej cenie.

Księgowość możesz prowadzić samodzielnie w aplikacji online – pamiętaj jednak, że od 2026 r. KSeF (Krajowy System e-Faktur) będzie obowiązkowy dla wszystkich, co zmieni sposób wystawiania faktur i archiwizacji.

Składki na ubezpieczenia – planuj realistycznie

Pełne składki społeczne w 2025 r. to 1 646,47 zł miesięcznie (bez chorobowego) lub 1 773,96 zł (z dobrowolnym chorobowym). Do tego dochodzi zdrowotna – 9% podstawy, uzależniona od formy opodatkowania.

Pamiętaj o ulgach: „Ulga na start” (6 miesięcy bez składek społecznych) oraz „Mały ZUS Plus” (niższa podstawa przez 36 miesięcy w ciągu pięciu lat). Wpisz je w budżet, ale traktuj jako tymczasowe odciążenie, a nie stały model kosztowy.

Siedem kroków do założenia działalności w skrócie

1. Określ precyzyjne kody PKD 2025.
2. Wybierz formę opodatkowania: skala, podatek liniowy, ryczałt.
3. Przygotuj podpis elektroniczny (profil zaufany lub e-Dowód).
4. Złóż wniosek CEIDG-1 online albo w urzędzie gminy.
5. Zdecyduj, czy wchodzisz w VAT – limit zwolnienia to 200 tys. zł obrotu rocznie.
6. Zgłoś się do ZUS (wniosek ZUS ZUA) najpóźniej siódmego dnia od startu.
7. Otwórz firmowe konto i wybierz narzędzie do księgowości (samodzielne lub biuro rachunkowe).