System obiegu faktur - automatyzacja procesów od KSeF po akceptację i płatność

Od momentu wejścia KSeF faktury trafiają do firm szybciej i w ujednoliconym formacie. Wciąż jednak koniec miesiąca w wielu organizacjach wygląda podobnie - faktura kosztowa czeka na akceptację, księgowość przypomina o opisie kosztowym, a płatności są realizowane z opóźnieniem. Dzieje się tak dlatego, że KSeF odpowiada za wymianę i archiwizację faktur, a ERP za ich księgowanie i raportowanie. Pomiędzy nimi pozostaje cały proces decyzyjny. Właśnie tę lukę wypełnia system obiegu faktur, który automatyzuje obsługę dokumentów - od odbioru z KSeF, przez weryfikację i akceptację, aż po terminową płatność.

Dlaczego sam KSeF i ERP nie wystarczają do automatyzacji obiegu faktur?

KSeF pośredniczy w wymianie i przechowywaniu ustrukturyzowanych faktur. ERP odpowiada za księgowanie i raportowanie danych finansowych. Żaden z tych systemów nie zarządza jednak tym, co dzieje się z dokumentem pomiędzy jego otrzymaniem a zaksięgowaniem.

To właśnie na tym etapie odbywa się weryfikacja merytoryczna, przypisanie kosztu do budżetu lub MPK, wybór odpowiedniej ścieżki akceptacji oraz kontrola terminów płatności. W wielu firmach faktura „utknęła” w tym procesie - znajduje się w skrzynce mailowej, na dysku lub czeka na decyzję kierownika.

Może to powodować opóźnienia w płatnościach, utratę rabatów za wcześniejszą zapłatę, brak pełnej wiedzy o zobowiązaniach i błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych. Oprócz tego każda zmiana ścieżki akceptacji w ERP oznacza kosztowny projekt wdrożeniowy.

Coraz więcej firm wdraża system zarządzania obiegiem faktur zintegrowany z KSeF i ERP. Takie rozwiązanie spina cały obieg faktur z KSeF w jeden spójny proces.

Pełny obieg faktury kosztowej - od odbioru do płatności

Nowoczesny system elektronicznego obiegu faktur prowadzi dokument przez wszystkie etapy procesu.

Po odebraniu faktury z KSeF system automatycznie sprawdza dane, przypisuje dokument do odpowiedniego budżetu, kieruje go do właściwych osób, a po akceptacji przekazuje informacje do ERP, dzięki czemu faktura jest gotowa do terminowej płatności.

Po zatwierdzeniu dane są automatycznie przekazywane do ERP bez ręcznego przepisywania, a płatność realizowana zgodnie z terminem. Taki elektroniczny obieg faktur skraca czas obsługi dokumentów, ogranicza liczbę błędów i usprawnia procesowanie faktur.

System obiegu faktur jako platforma, która prowadzi cały proces

System do obiegu faktur nie jest dodatkiem do KSeF ani ERP. Odpowiada za większość działań wykonywanych przed księgowaniem: weryfikację, kontrolę budżetu, ścieżki akceptacji i monitorowanie terminów.

ERP nadal odpowiada za księgowanie i raportowanie, ale większość pracy związanej z obsługą faktury odbywa się wcześniej - właśnie w systemie obiegu faktur.

Ile kosztuje CFO brak automatyzacji obiegu faktur?

Brak automatyzacji obiegu faktur generuje koszty, które nie zawsze są od razu widoczne. Zespół finansowy poświęca czas na monitorowanie akceptacji, przypomnienia i wyjaśnianie opóźnień. Firma może tracić rabaty za wcześniejsze płatności, ponosić koszty odsetek lub wykonywać korekty wynikające z błędów ręcznego księgowania.

Jeszcze większym problemem jest brak bieżącej informacji o zobowiązaniach. Utrudnia to planowanie cash flow i podejmowanie decyzji finansowych. Każde z tych opóźnień może wydawać się niewielkie, ale przy setkach faktur miesięcznie przekłada się na realne koszty dla organizacji. Digitalizacja faktur przynosi korzyści nie tylko operacyjne, ale również finansowe.

System obiegu faktur kosztowych a zgodność z przepisami - branże regulowane i NIS2

W branżach regulowanych sama obecność faktury w KSeF nie wystarcza. Podczas kontroli trzeba wykazać, kto zatwierdził dokument, kiedy podjął decyzję i zgodnie z jaką procedurą.

Obieg faktur kosztowych zgodny z KSeF powinien zapewniać pełną ścieżkę audytową, wspierać zgodność z wymaganiami regulacyjnymi i wzmacniać bezpieczeństwo procesów biznesowych.

Jak wybrać system obiegu faktur zintegrowany z KSeF i ERP?

Przy wyborze rozwiązania warto zwrócić uwagę na integrację z KSeF, elastyczne ścieżki akceptacji, integrację z ERP przez REST API i możliwość samodzielnej konfiguracji procesów bez angażowania działu IT. Pełna ścieżka audytowa, wersjonowanie zmian i zgodność z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa są równie ważne.

Przykładem rozwiązania spełniającego te wymagania jest AMODIT. Dział finansowy nie musi już kontrolować obiegu dokumentów ręcznie, ponieważ cały proces - od odbioru faktury z KSeF do płatności - przebiega w jednym środowisku. System obsługuje model SaaS i on-premises oraz wspiera zgodność z ISO 27001, RODO i wymaganiami KNF.